Cómo automatizar procesos de escritorio. Eficiencia y fiabilidad.
En una era donde la digitalización en las organizaciones es prácticamente indispensable se hacen cada vez más necesarias soluciones que permitan a las compañías automatizar sus procesos manuales más repetitivos. Estas soluciones, además, deben ser escalables en el tiempo y adaptarse rápidamente a los escenarios cada vez más complejos a los que se enfrentan a diario. Es decir, necesitan asegurar sus inversiones en proyectos RPA (Robotic Process Automation).
Siguiendo esta línea, hace unos meses conocimos en el Microsoft Ignite, -la reunión anual de líderes y profesionales de la tecnología de Microsoft-, el nacimiento de Power Automate Dektop, presentándose como un servicio de automatización de procesos robóticos (RPA) que automatiza tareas dentro de Windows en varias aplicaciones.
Esta tecnología tiene el objetivo de facilitar el día a día de los departamentos de una compañía y sus procesos de negocio. Por eso, desde Innovar Tecnologías, como expertos en implantación y soporte de soluciones de este tipo podemos ayudarte a entender sus grandes beneficios y acompañarte en todo el proceso de consultoría.
¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos?
La Automatización robótica de procesos (RPA), es un método para replicar de forma automática las acciones que realizaría una persona en la interfaz de un sistema informático como, por ejemplo, enviar una confirmación cada vez que un usuario rellene un formulario.
Actualmente, el RPA en Microsoft Power Automate está integrado con la disponibilidad general de Windows 11, es decir, en lo que ahora conocemos como Power Automate Desktop (PAD). La diferencia principal con Power Automate es que el Desktop está pensado para poder crear y administrar flujos de escritorio automatizados y, para ello, habilita funciones de grabadora web y de escritorio para guardar y posteriormente replicar las acciones realizadas por el usuario.
La novedad no solo es el RPA en PAD, también lo es su nuevo e intuitivo diseñador que posee un conjunto de acciones a modo de drag&drop que permiten conectar con otros sistemas, interacciones entre múltiples programas (Excel, Outlook, etc..) ubicados en el sistema informático donde se ejecuta el flow, tratamiento de datos durante la ejecución y un gran número de posibilidades.
Los grandes beneficios del RPA
Por supuesto, una tecnología que cada vez es implementada en más compañías tiene que aportar grandes ventajas para que cada vez más directivos decidan apostar por ella. Los beneficios asociados a Power Automate Desktop son los siguientes:
- Automatización periódica automática o a petición de procesos. Podrás programar tus flujos en las horas o días que necesites, o podrás ejecutarlos automáticamente cuando el sistema detecte que se ha completado una acción (como el cumplimiento del formulario).
- Ahorro de tiempo dedicado a tareas largas o repetitivas. Céntrate en las labores más importantes y automatiza el resto.
- Tratamiento de datos. Todos los datos generados a partir de tus automatizaciones estarán disponibles para poder hacer comparaciones y extraer conclusiones acertadas.
- Seguridad en la realización de los procesos. Configura protecciones cuando los errores se produzcan a través del control de excepciones, para habilitar flujos de trabajo complejos que requieren validación mediante acciones y scripts en lugar de intervención humana.
- Mejorar la calidad de los procesos evitando errores humanos. A todos se nos puede olvidar ejecutar una acción o incluso la podemos cometer con errores.
- Automatizaciones en la nube. Conduce tus flujos de escritorio a la nube a través de Power Automate.
En definitiva, con el RPA automatizamos desde nuestro escritorio, pero además con las ventajas que este nos ofrece, como la grabación de todos nuestros flows.
Y por fin ha llegado el gran momento. Si quieres empezar a crearlos y no sabes cómo… ¡te lo contamos a continuación!
Crear flows en Power Automate Desktop en 5 pasos
Crear nuestros flujos no nos supondrá un dolor de cabeza. Gracias a las plantillas y a una interfaz sencilla, lo podremos conseguir en tan solo cinco breves pasos:
1. Instalar la aplicación de Power Automate Desktop
Puedes dirigirte al siguiente enlace en el que encontrarás el link de descarga. El instalador contiene todos los componentes que necesita para registrar, editar y probar sus automatizaciones, así como para conectarse a la nube.
Una vez esté descargado, abre el archivo llamado Setup.Microsoft.PowerAutomateDesktop.exe. y sigue las instrucciones para completar la instalación.
2. Abrir la aplicación y seleccionar nuevo flujo
Cuando la aplicación esté instalada, te aparecerá el icono de acceso directo para poder empezar a crear tus flujos de trabajo. Para ello, abriremos con la aplicación y, en la parte superior izquierda, pulsaremos en el botón “Nuevo Flujo”.
3. Escribir un nombre para el flujo y pulsar en Aceptar
Antes de crearlo, nos aparecerá una previa pestaña en la que debemos darle nombre a nuestro flujo. Esto nos ayudará a encontrarlo posteriormente.
4. Seleccionar las acciones a realizar e inicia la grabación.
Utiliza el panel de acciones para buscar y seleccionar la acción requerida. Configura la acción para que ejecute la tarea, por ejemplo, enviar encuesta de satisfacción cuando un usuario asista a un evento.
5. Testeo y ejecución del Flow
Antes de ejecutar el flujo, podemos probarlo. Selecciona el botón Ejecutar, introduce el disparador adecuado (por ejemplo, que un contacto ha asistido al evento) y ejecuta el flujo para comprobar cómo se implementa cada una de las acciones paso a paso mediante el botón “Ejecutar siguiente acción”.
Una vez comprobado que todo funciona, podemos ejecutarlo pulsando el botón “Play” que encontraremos en la parte superior.
Actualmente, Power Automate Desktop está disponible para usuarios de Power Automate, Windows 10 y Windows 11. Si cumples con una de estas condiciones y quieres saltar al siguiente nivel ¡contacta con nosotros!
También puedes revivir nuestro último webinar en el que te presentamos la plataforma de principio a fin. Y recuerda que en nuestra Learning Platform tienes más información sobre esta y otras soluciones con las que llevar tu empresa al siguiente nivel.
